Aplikasi Siklus Pendapatan dan Pengeluaran

1.      Aktivitas bisnis dan batasan siklus pendapatan dan pengeluaran

Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.

2.      Karakteristik proses bisnis

Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah:

a.    Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.

b.   Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang.

c.    Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.

d.   Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima.

e. Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi.

f.    Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi.

Sering kali pemilik proses, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja dan pengembangan berkesinambungan dari proses, juga dianggap sebagai suatu karakteristik proses bisnis.

3.      Tipe proses bisnis

Terdapat tiga jenis proses bisnis:

a.    Proses manajemen, yakni proses yang mengendalikan operasional dari sebuah sistem. Contohnya semisal Manajemen Strategis

b.   Proses operasional, yakni proses yang meliputi bisnis inti dan menciptakan aliran nilai utama. Contohnya semisal proses pembelian, manufaktur, pengiklanan dan pemasaran, dan penjualan.

c.    Proses pendukung, yang mendukung proses inti. Contohnya semisal akunting, rekruitmen, pusat bantuan.

Aplikasi-aplikasi siklus pendapatan dan pengeluaran

Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan

1.   Entri pesanan penjualan

Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:

- Mengambil pesanan dari pelanggan

- Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

- Memeriksa ketersediaan persediaan

2.  Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:

- Mengambil dan mengepak pesanan

- Mengirim pesanan tersebut

3. Penagihan dan Piutang Usaha

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:

- Penagihan ke para pelanggan

- Memelihara data piutang usaha

4. Penagihan Kas

Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:

- Menangani kiriman uang pelanggan

- Menyimpannya ke bank

Diagram Aliran Data Siklus Pendapatan
Diagram aliran data pada pemrosesan order penjualan

1. Order
2. Order Penjualan
3. Order Penj. di ACC
4. Order Pengiriman
5. Slip Pengepakan
6. Memo Penagihan
7. Nota Pengiriman
8 . Pengiriman
9 . Nota Pengiriman
10. Faktur
11. Memo Pemindahbuku
12. Voucher Jurnal
13. Pengendalian Total

KET.
PD = Piutang Dagang
BB = Buku Besar
PNGHN = Penagihan
OP = Order Penjualan
PGRMN = Pengiriman
CUSTM = Pelanggan

Siklus pendapatan bertujuan untuk memfasilitasi pertukaran barang dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh konsumen. Dalam perusahaan yang masih nenggunakan system pemprosesan manual seluruh dokumen yang berbentuk hardcopy.Sistem pemprosesan terkomputerasi mungkin tidak membutuhkan dan menggunakan beberapa dokumen dalam bentuk hardcopy tetapi memanfaatkan on-line proformatted screen yang memberikan kemudahan bagi penggunanya.

Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

Tujuan-tujuan khusus yang ingin dicapai perusahaan dalam pelaksanaan siklus pendapatan yaitu :

1. Mencatat permintaan penjualan secara tepat dan akurat
2. Memverifikasi kelayakan kredit konsumen
3. Mengirimkan barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian
4. Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar
5. Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan kas secara tepat dan akurat
6. Membukukan penjualan dan penerimaan kas kedalam akun konsumen dengan tepat
7. Mengamankan barang sampai dilakukan pengiriman kepada konsumen
8. Mengamankan kas sampai dilakukan penyetoran barang

Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran

1.   Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.

Aktivitas pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan. Keputusan penting yang dibut dalam langkah ini adalah mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak yang dibeli, dan dari pemasok mana akan dibeli. Dokumen yang dibuat dalam proses pemesanan barang adalah pesanan pembeliaan (purchase order).

a. Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis (EOQ): Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

b. Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :

- MRP (material requirement planning) : Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

- JIT (just in time) : Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.

2. Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Aktivitas kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk mengecek dan menerima kiriman dari para pemasok. Dokumen yang dibuat dalam  proses penerimaan barang adalah laporan penerimaan barang adalah laporan penerimaan (receiving report)

Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:

a.       Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

-          Memutuskan apakah menerima pengiriman

-          Memeriksa jumlah dan kualitas barang

b.      Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.

3.Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran. Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayran. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar dan kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar. Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran

Siklus Pengeluaran
Diagram aliran data pada sistem aplikasi pembelian

1. Permohonan
2. Pemberitahuan
3. Order Pembelian
4. Nota Pembelian
5. Nota Penerimaan
6. Pengiriman
7. Nota Penerimaan
8. Laporan Penerimaan
9. Pemberitahuan Penerimaan
10. Faktur
11. Faktur Disahkan
12. Paket Tanda Bukti
13. Pembayaran

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Tujuan siklus pengeluaran:
- Memastikan bahwa semua barang atau jasa dipesan sesuai kebutuhan.
- Menerima semua barang yang dipesan dan memastikan barang tsb dalam kondisi baik.
- Mengamankan barang hingga diperlukan.
- Memastikan bahwa faktur berkaitan dengan barang atau jasa sah dan benar.
- Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dan pengeluaran kas dengan cepat dan akurat.
- Mem-posting kewajiban dan pengeluaran kas pada rekening supplier yang tepat pada buku besar dan buku pembantu hutang.
- Memastikan bahwa semua pengeluaran kas sesuai dengan pengeluaran yang telah diotorisasi

DIAGRAM APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN DAN PENGELUARAN

Pada diagram aliran data (DFD) sistem aplikasi order penjualan memuat prosedur-prosedur yang tercakup dalam penerimaan dan pengiriman order pelanggan dan dalam menyajikan faktur-faktur yang menguraikan produk, pelayanan dan penilaian.

Sistem Piutang dagang

Piutang dagang adalah sejumlah nilai yang menjadi hak perusahaan sebagai akibat dari timbulnya transaksi penjualan secara kredit. Terdapat 2 pendekatan dasar dalam aplikasi piutang dagang yaitu :

a.       Pemrosesan akun terbuka: dibuatkan catatan terpisah untuk setiap faktur pelanggan. Pada saat nota pengiriman uang diterima, dicocokkan ke faktur-faktur yang belum dilunasi.

b.      Pemrosesan saldo: nota-nota pelanggan dbebankan ke saldo total piutang pelanggan dan bukan ke faktur-faktur pelanggan. Pengolahan piutang dagang merupakan hal yang sangat kompleks dalam suatu perusahaan. Perusahaan bidang keuangan skala besar baik itu asuransi atau perbankan dapat memiliki rekening piutang terpisah yang sangat besar jumlahnya. Terkadang timbul kendala permrosesan dalam hal waktu, sehingga tidak jarang perusahaan menggunakan kebijakan rencana penagihan bersiklus cycling billing plan), dimana arsip piutang dagang dipisahkan baik itu secara alfabet atau nomor rekening. Penagihan piutang dilakukan secara bertahap, misalnya dalam 1 bulan terbagi menjadi 3 atau 4 periode penagihan. Sehingga kebijakan ini secara tidak langsung juga mempengaruhi lancarnya arus kas masuk perusahaan. Karena biasanya pelanggan akan segera membayar hutang tidak lama setelah menerima surat tagihan dari perusahaan.

Kebutuhan Informasi dan Prosedur

SIA harus menediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini:

- Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan.

- Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak.

- Menentukan ketersediaan persediaan.

- Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan.

- Menentukan harga produk dan jasa.

- Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi.

- Memilih metode untuk mengirim barang.

contoh informasi tambahan yang seharusnya SIA sediakan :

- Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan

- Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan

- Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang

- Kepuasan pelanggan

- Analisis pangsa pasar dan tren penjualan

- Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan.

RUANG LINGKUP BATASAN Data Flow Diagram (DFD) :

Data Flow Diagram (DFD) :

Data flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat, dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, harddisk, tape, diskette, dan lain sebagainya).

Simbol-sombol yang digunakan di DFD mewakili maksud tertentu, yaitu :

1. External entity (kesatuan Luar) atau boundary (batas sistem).

Setiap sistem pasti memiliki batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainya yang berada di lingkungan luarnya yang memberikan input atau menerima output dari sistem.

2. Data flow (arus data).

Arus data di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan, dan kesatuan luar.

3. Process (proses).

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

4. Data store (simpanan data).

Merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database di komputer, suatu arsip atau catatan manual dan lain sebagainya.

Sumber:
materi BAB 5_APLIKASI SIKLUS PEND & PENEL_-5.pdf
http://ajeng17.blogspot.com/2013/01/siklus-pendapatan-dan-pengeluaran.html
http://jajusuf.blogspot.com/2012/01/aplikasi-siklus-pendapatan-dan.html

http://abinugraha.blogspot.com/2013/01/aplikasi-siklus-pendapatan-dan.html

http://usahabinsar.blogspot.com/2012/11/aplikasi-aplikasi-siklus-pendapatan-dan.html

http://batakilyas.blogspot.com/2012/11/aplikasi-aplikasi-siklus-pendapatan-dan.html

http://hanafi-milanisti.blogspot.com/2013/01/aplikasi-siklus-pendapatan-dan.html
http://uhungmaa.blogspot.com/2012/01/tugas-ke-5-aplikasi-siklus-pendapatan.html`
http://ajeng17.blogspot.com/2013/01/siklus-pendapatan-dan-pengeluaran.html`
http://andriedwicn.wordpress.com/2011/01/06/siklus-pendapatan-pengeluaran-produksi-dan-keuangan-pada-software-aplikasi-myob-accounting/`

http://trisendi92.blogspot.com/2013/01/aplikasi-siklus-pendapatan-pengeluaran.html

http://mattochis.wordpress.com/category/sistem-informasi-akuntansi/

http://gomgomrevolution.blogspot.com/2012/10/aplikasi-siklus-pendapatan-dan_19.html

http://arlansandy-arlans.blogspot.com/2011/11/aplikasi-aplikasi-siklus-pendapatan-dan.html