Perencanaan
pesan, merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi
secara menyeluruh dan merupakan salah satu factor penentu keberhasilan
komunikasi. Karena pesan–pesan bisnis yang terencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.
A.
PEMAHAMAN
PROSES KOMPOSISI
Proses komposisi (composition process)
penyusunan pesan-pesan bisnis dapat di analogikan dengan proses penciptaan lagu
seperti yang dilakukan oleh seorang composer. Dia harus merencanakan lagu apa
yang aka bibuat untuk mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan
latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang
diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar dan mudah dicerna oleh para
pengemarnya.
Penyusunan pesan-pesan
bisnis meliputi tiga tahap, yaitu :
-
Pencanaan
Dalam fase perencanaan (planning phase),
dipikirkan hal-hal cukup mendasar, seperti yang akan menerima pesan, ide pokok
(main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan dan saluran atau media yang digunakan
untuk menyampaikan pesan.
-
Komposisi
Komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan paragraph. Hal ini mengunakan kata-kata yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima.
Komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan paragraph. Hal ini mengunakan kata-kata yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima.
-
Revisi
Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraph, perhatikan apakah kata-kata tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelah kembali, apakah sesuai dengan apa yang direncanakan sebelumnya atau tidak.
Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraph, perhatikan apakah kata-kata tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelah kembali, apakah sesuai dengan apa yang direncanakan sebelumnya atau tidak.
Tujuan dalam perencanaan bisnis harus
dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan
juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan
selaras dengan tujuan organisasi. Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik
komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya adalah dengan
mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen.
B. PENENTUAN TUJUAN
Dalam
merencanakan suatu pesan bisnis hal yang pertama dilakukan adalah memikirkan
maksuda atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan dan menjaga goodwill di
hadapan audience, maka hal pertama-tama ia harus menentukan tujuan yang jelas
dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.
Dengan tujuan yang jelas maka akan membantu pengambilan beberapa keputusan diantaranya sebagai berikut :
Dengan tujuan yang jelas maka akan membantu pengambilan beberapa keputusan diantaranya sebagai berikut :
-
Keputusan
untuk meneruskan pesan .
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan
pada diri sendiri sendiri, apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar
diperlukan atau tidak.
-
Keputusan
untuk menenggapi audience
Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audience, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Tanpa mengetahui motif audiencenya, komunikator tidak dapat menanggapi mereka dengan baik.
Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audience, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Tanpa mengetahui motif audiencenya, komunikator tidak dapat menanggapi mereka dengan baik.
-
Keputusan
untuk memutuskan isi
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang tidak relevan harus di singkirkan jauh-jauh.
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang tidak relevan harus di singkirkan jauh-jauh.
-
Keputusan
untuk menetapkan saluran atau media
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat tergantung pada tujuan yang dikehendaki. Saluran komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat tergantung pada tujuan yang dikehendaki. Saluran komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.
Tujuan komunikasi bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu :
a. Memberi informasi (informing)
b. Persuasi (persuading)
c. Kolaborasi (collaborating) dengan audience.
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu :
a. Memberi informasi (informing)
b. Persuasi (persuading)
c. Kolaborasi (collaborating) dengan audience.
C.
ANALISIS
AUDIENCE
Setelah
komunikasi tersebut telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah selanjutnya
adalah memperhatikan audience yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana sikap
mereka dan apa yang mereka ketahui.
1) Cara mengembangkan profil audience
1) Cara mengembangkan profil audience
a.
Berapa
jumlah dan bagaimana komposisi audience
Audience dalam jumlah besar tentu saja akan
menunjukan prilaku yang berbeda dengan audience yang berjumlah sedikit sehingga
untuk mengadapi diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula
b.
Siapa
audience
Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi yang penting.
Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi yang penting.
c.
Reaksi
audience
Setelah mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu diketahui komposisi audience adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis,
Setelah mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu diketahui komposisi audience adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis,
d.
Bagaimana
tingkat pemahaman audience
Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan.
Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan.
e.
Bagaimana
hubungan komunikator dengan audience
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audience, audience harus dapat diyakinkan sebelum presentasi disampaikan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan akan membuat audience termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audience, audience harus dapat diyakinkan sebelum presentasi disampaikan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan akan membuat audience termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.
2) Cara memuaskan
kebutuhan informasi audience.
Ada lima tahap
yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience yaitu :
a. Temukan/cari yang diinginkan oleh audience
b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang diperlukan
d. Yakinkan bahwa informasinya akurat
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.
3) Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience
Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk mau mengubah prilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan/ kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audience untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut perlu melakukan pendekatan dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan pendekatan emosi audience.
a. Temukan/cari yang diinginkan oleh audience
b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang diperlukan
d. Yakinkan bahwa informasinya akurat
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.
3) Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience
Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk mau mengubah prilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan/ kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audience untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut perlu melakukan pendekatan dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan pendekatan emosi audience.
D. PENENTUAN IDE POKOK
Setelah
menganalisis tujuan dan audience, langkah selanjutnya adalah menentukan cara
untuk mencapai tujuan tersebut. Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang
berbeda. Topik adalah subjek pesan yang luas. Sedangkan ide adalah pokok adalah
pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik
tersebut sehingga dapat diterima oleh audience.
Sebelum menentukan ide pokok terlebih dahulu yang harus diidentisikasi adalah :
1. Teknik Brainstorming.
a.
Storyteller’s
tour
Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi bagi sipenerima.
Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi bagi sipenerima.
b.
Random
list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.
c.
CFR
(Conclusions, findings, recommendations¬¬¬) Worksheet.
Jika subjek yang dibahas mencekup pemecahan masalah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan di berikan.
Jika subjek yang dibahas mencekup pemecahan masalah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan di berikan.
d.
Journalistic
Approach
Pendekatan jurnalistik memberika poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok.
Pendekatan jurnalistik memberika poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok.
e.
Question
And Answer Chain
Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif audience.
Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif audience.
f.
Pembatasan
cakupan
penyajian rutin kepada audience yang telah Anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini dapat membangkitkan rasa hormat audience kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan controversial akan memakan waktu yang lebih lam, terutama jika audience yang hadir terdiri atas orang-orang yang spektial, atau orang-orang yang tidak dikenal sebulumnya.
penyajian rutin kepada audience yang telah Anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini dapat membangkitkan rasa hormat audience kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan controversial akan memakan waktu yang lebih lam, terutama jika audience yang hadir terdiri atas orang-orang yang spektial, atau orang-orang yang tidak dikenal sebulumnya.
E.
SELEKSI
SALURAN DAN MEDIA
Pesan-pesan
bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui
dua saluran yaitu saluran lisan dan tulisan. Pilihan mendasar berbicara dan
menulis tergantung pada tujuan dan maksud pesan audience dan karakteristik dari
dua saluran komunikasi tersebut.
a. Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang yang tidak terencan, pembicaran lewat telepon, wawancaram pertemuan kelompok kecil, seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal dan prentasi penting lainnya.
b. Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai macam bentuk seperti surat, memo, dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi tertulis yaitu penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.
a. Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang yang tidak terencan, pembicaran lewat telepon, wawancaram pertemuan kelompok kecil, seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal dan prentasi penting lainnya.
b. Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai macam bentuk seperti surat, memo, dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi tertulis yaitu penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.
Referensi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar